Backorder là gì?

Backorder là một thuật ngữ trong quản lý kho hàng, đặc biệt phổ biến trong ngành bán lẻ và sản xuất. Khi một khách hàng đặt hàng một sản phẩm của doanh nghiệp và sản phẩm đó không có sẵn trong kho thì đơn đặt hàng đó sẽ được coi là một backorder. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng nhưng không thể giao hàng ngay lập tức do sản phẩm không có sẵn trong kho. Thay vào đó, họ sẽ đặt lại đơn hàng cho nhà cung cấp hoặc tiến hành sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sau này.

Quản lý backorder là quá trình điều chỉnh và theo dõi các đơn hàng chưa được xử lý do thiếu hàng tồn kho. Hoạt động này bao gồm việc ghi nhận thông tin chi tiết về mỗi backorder, bao gồm sản phẩm, số lượng, ngày dự kiến giao hàng và thông tin liên hệ của khách hàng. Các quy trình quản lý backorder cũng bao gồm việc liên lạc với khách hàng để thông báo về tình trạng đơn hàng của họ cũng như cung cấp thông tin cập nhật về thời gian giao hàng dự kiến.

Quản lý backorder đòi hỏi sự chặt chẽ và cẩn thận để đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý và giao hàng một cách hiệu quả và đúng hẹn. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng nhằm giảm thiểu tỷ lệ hủy đơn hàng do trễ giao hàng.

Backorder hoạt động như thế nào

Quá trình hoạt động của backorder bắt đầu khi một khách hàng đặt hàng cho một sản phẩm mà sản phẩm đó không có sẵn trong kho hàng của doanh nghiệp. Khi đó, hệ thống quản lý kho hàng của doanh nghiệp sẽ ghi nhận đơn đặt hàng này nhưng không thể thực hiện ngay lập tức do thiếu hàng tồn.

Khi nhận được đơn đặt hàng, hệ thống sẽ kiểm tra xem sản phẩm có sẵn trong kho không. Nếu không, đơn hàng sẽ được đánh dấu là backorder và thông tin về đơn hàng sẽ được ghi lại, bao gồm sản phẩm, số lượng, và thông tin liên hệ của khách hàng. Đồng thời, hệ thống cũng sẽ thiết lập một kế hoạch để đáp ứng backorder, bao gồm việc đặt lại đơn hàng cho nhà cung cấp hoặc lên kế hoạch sản xuất thêm sản phẩm.

Trong quá trình này, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục nhận đơn đặt hàng mới cho sản phẩm đó mặc dù không có sẵn hàng tồn, dựa trên khả năng đáp ứng backorder trong tương lai. Khi sản phẩm được cung cấp hoặc sản xuất thêm, đơn hàng backorder sẽ được xử lý và sản phẩm sẽ được giao cho khách hàng theo thứ tự đặt hàng.

Đâu là các nguyên nhân chính của Backorder

1. Dự báo nhu cầu không chính xác

Dự báo không chính xác thường là kết quả của việc đánh giá sai về nhu cầu thị trường. Khi doanh nghiệp không thể dự đoán được chính xác mức độ nhu cầu thực tế của sản phẩm, họ có thể xảy ra tình trạng đặt hàng hoặc sản xuất hàng không đủ để đáp ứng nhu cầu thực sự. Điều này có thể là một trong những nguyên nhân làm tăng nguy cơ thiếu hụt hàng tồn và gây ra tình trạng backorder.

Xem thêm: Dự báo nhu cầu sản xuất và tầm quan trọng đối với việc tối ưu hoá quy trình sản xuất

2. Thiếu tồn kho dự phòng dẫn đến Backorder

Việc không duy trì một mức tồn kho dự phòng đủ lớn cũng là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến backorder. Khi không có đủ hàng trong tồn kho dự phòng để đáp ứng nhu cầu bất ngờ hoặc tăng cao từ phía khách hàng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo giao hàng đúng hẹn.

Xem thêm: Tồn kho an toàn – 3 lợi ích giúp tối ưu quản lý kho hàng trong sản xuất

3. Vấn đề trong chuỗi cung ứng

Các vấn đề trong chuỗi cung ứng như chậm trễ từ nhà cung cấp, sự cố trong vận chuyển hoặc vấn đề sản xuất có thể gây ra tình trạng thiếu hụt hàng tồn, dẫn đến backorder. Sự thiếu ổn định trong chuỗi cung ứng có thể phá vỡ quá trình cung cấp hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.

4. Sự cố kỹ thuật hoặc hỏng hóc trong sản xuất

Nếu quá trình sản xuất gặp sự cố hoặc hỏng hóc, sản phẩm có thể không được sản xuất đủ để đáp ứng nhu cầu, dẫn đến tình trạng backorder. Các vấn đề kỹ thuật như lỗi trong quy trình sản xuất, hỏng hóc của máy móc hoặc thiết bị có thể gây ra thiếu hụt hàng tồn.

5. Quản lý kho không hiệu quả

Quản lý kho hàng không hiệu quả cũng là một nguyên nhân đáng lưu ý gây ra backorder. Nếu quá trình quản lý tồn kho không được thực hiện một cách chặt chẽ hoặc không đảm bảo sự theo dõi chính xác về lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể không nhận biết được khi nào cần đặt hàng hoặc tái tồn kho.

Những nguyên nhân trên đều có thể tương tác với nhau, gây ra tình trạng backorder trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Để giảm thiểu nguy cơ backorder, cần phát triển các chiến lược cũng như ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến nhằm hỗ trợ và tối ưu hoạt động quản lý kho hàng linh hoạt và hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng với giải pháp WMS-X 

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Tối ưu hóa quá trình nhập kho: WMS-X tự động hóa việc nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Hệ thống có khả năng tích hợp với các thiết bị quét mã vạch và RFID, giúp giảm thiểu lỗi và tăng cường chính xác trong việc xác định, đăng ký, và lưu trữ thông tin về sản phẩm nhập kho.
• Tối ưu hóa quá trình xuất kho: WMS-X cung cấp kế hoạch đơn hàng tự động và thông báo khi sản phẩm sẵn sàng để xuất kho nhằm giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và đảm bảo sản phẩm đúng địa chỉ và đúng thời điểm.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh để quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Hệ thống theo dõi tồn kho hiện tại và sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu tương lai. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa, giúp doanh nghiệp giữ vững sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.
• Phân tích dữ liệu và báo cáo: WMS-X thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong quá trình quản lý kho. Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ và báo cáo tùy chỉnh, mang đến cái nhìn trực quan về hiệu suất kho và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thống kê chính xác.

Liên hệ với chúng tôi để nhận bộ demo miễn phí cho bộ giải pháp quản lý kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!